Arbeitgeber als Diensteanbieter – Ist die Privatnutzung der betrieblichen E-Mail-Adresse problematisch?

Privatnutzung der betrieblichen E-Mail-Adresse

Die elektronische Post ist heutzutage aus der täglichen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Nahezu jeder Mitarbeiter erhält für dienstliche Zwecke eine persönliche E-Mail-Adresse. Viele Unternehmen bieten zudem ihren Mitarbeitern eine Privatnutzung des dienstlichen E-Mail-Postfachs an. Scheidet ein Mitarbeiter in seinem solchen Fall aus dem Unternehmen aus, stellt sich insbesondere hier die Frage, was mit der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters geschieht. Ist eine Privatnutzung erlaubt, hat dies erhebliche rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber, welche nicht allen Arbeitgebern bewusst sind.

Ihr externer Datenschutzbeauftragter informiert über die Auswirkungen einer erlaubten bzw. geduldeten Privatnutzung und erklärt, was Sie hierbei dringend beachten sollten.

Personalisiertes bzw. persönliches E-Mail-Postfach

Auch bei einer dienstliche E-Mail-Adresse (häufig bestehend aus dem Anfangsbuchstaben des Vornamens und dem vollständigen Nachnamen), die einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird, handelt es sich um ein personenbezogenes Datum. Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder bereits bei geplanter bzw. ungeplanter Abwesenheit des Mitarbeiters stellt sich die Frage, was der Arbeitgeber mit dem personalisierten Postfach anstellen darf bzw. soll. Dem Arbeitgeber ist natürlich viel daran gelegen, auch nach Ausscheiden des Mitarbeiters oder ggf. bei Abwesenheit des Mitarbeiters, Einsicht in wichtige geschäftliche E-Mails zu erhalten. Sofern eine Privatnutzung des Postfachs ausdrücklich untersagt ist, darf der Arbeitgeber i. d. R. den E-Mail-Zugang des früheren Mitarbeiters gezielt nach geschäftlichen E-Mails durchsuchen.

Neben der Einsicht des Postfachs stellt sich jedoch zusätzlich die Frage, wie weiterhin die Verwendung der E-Mail-Adresse erfolgen darf, da es sich bei der personalisierten E-Mail-Adresse um ein personenbezogenes Datum handelt. Aufgrund möglicher eingehender E-Mails von Kunden, hat der Arbeitgeber ein Interesse daran, den Account eine Zeit lang aktiv zu halten. Hier ergibt sich jedoch das Problem, dass eine weitere Nutzung einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des ehemaligen Mitarbeiters darstellen dürfte. Eine Möglichkeit wäre die Einrichtung einer automatischen Antwort, in welcher dem Absender mitgeteilt wird, dass der E-Mail-Account „stillgelegt“ wurde und keine Weiterleitung erfolgt. Weiterhin sollte dort dann eine andere E-Mail-Adresse angegeben werden, an die sich die Person wenden kann. Eine weitere Alternative wäre die Weiterleitung auf einen anderen Account. Ausschlaggebend für diese Varianten ist insbesondere, ob eine Privatnutzung verboten und der Mitarbeiter ausreichend über die Maßnahmen informiert wurde.

Konsequenzen einer Privatnutzung der betrieblichen E-Mail-Adresse

Eine Erlaubnis zur privaten Nutzung des E-Mail-Postfachs hat erhebliche rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber. Arbeitgeber dürften, wenn sie ihren Beschäftigten eine Privatnutzung des dienstlichen E-Mail-Postfachs erlauben, gemäß § 3 Nr. 6 Telekommunikationsgesetz (TKG) als Diensteanbieter, gelten. Damit fällt der Arbeitgeber unter die Wahrung des Fernmeldegeheimnisses entsprechend § 88 TKG, welches neben den Kommunikationspartnern auch den Inhalt der Kommunikation schützt.

Diese Einordnung führt für den Arbeitgeber zu verschiedenen Problemen. Aufgrund des Fernmeldegeheimnisses darf dieser nämlich nicht auf das persönliche E-Mail-Postfach zugreifen. Auch eine Weiterleitung ist demnach ausgeschlossen. Völlig unmöglich ist ein Zugriff auf das Postfach jedoch nicht, da aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung des Mitarbeiters, ein Zugriff bzw. Weiterleitung erfolgen dürfte. Hiervon sind – deutlich als privat gekennzeichnete E-Mails – trotzdem ausgeschlossen. Von technischer Seite kann zudem hinzukommen, dass die eingesetzte zentrale Spam-Filterung gegebenenfalls private E-Mails abfängt und diese dann schlussendlich gelöscht werden. Die Unterdrückung und weiterhin die Löschung dieser E-Mails führt letztendlich ebenfalls zu einer Verletzung des Fernmeldegeheimnisses. Daneben sollte berücksichtigt werden, dass die Durchführung einer gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail-Archivierung ebenfalls zu Problemen führen dürfte.

Bezüglich der Einwilligung des Mitarbeiters sollte zudem beachtet werden, dass der Mitarbeiter zwar für sich einwilligen und das Unternehmen bzw. den Arbeitgeber vom Fernmeldegeheimnis befreien kann, allerdings von den Kommunikationspartnern des Mitarbeiters keine Einwilligungen eingeholt werden können (fehlende Beherrschbarkeit der Kommunikationspartner), wodurch der Zugriff- trotz Einwilligung – risikobehaftet ist.

Dies steht jedoch der Ansicht einiger Gerichte gegenüber, welche eine Einordnung des Arbeitgebers als Diensteanbieter im Sinne des TKG verneinen. Hierzu hieß es unter anderem in dem Urteil v. 16.02.2011 des LAG Berlin-Brandenburg (Az. 4 Sa 2132/10), dass der Arbeitgeber nicht geschäftsmäßig Telekommunikationsdienste erbringt, wenn er seinen Beschäftigten die private Nutzung der betrieblichen Kommunikationsmittel gestattet. Damit würden letztendlich die vorher aufgeführten Probleme überhaupt nicht bestehen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass aufgrund der unsicheren Rechtslage eine klare Beantwortung der Fragen nicht möglich ist. Es bleibt zudem abzuwarten, welche genauen Regelungen die geplante ePrivacy Verordnung, welche aber voraussichtlich nicht vor 2020 in Kraft treten wird, bezüglich der Privatnutzung betrieblicher Kommunikationsmittel bereithält. Nichtsdestotrotz sollten, angesichts der Unklarheiten, zur Sicherheit klare Regelungen bzw. Vereinbarungen zur Privatnutzung des E-Mail-Postfachs getroffen werden. Um den Problemen und Konflikten aus dem Weg zu gehen, ist es zu empfehlen, die private Kommunikation komplett zu untersagen. Es ist dringend anzuraten, dass Sie hierzu ihren Datenschutzbeauftragten einbinden.

Haben Sie noch keinen Datenschutzbeauftragten oder haben Sie Fragen zu dieser Thematik, dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf oder holen Sie sich ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes, unverbindliches und kostenloses Datenschutz-Angebot bei uns ein.

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