> Zeiterfassung

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! – Wieso Sie bei der Zeiterfassung Datenschutz-Risiken beachten sollten

Zeiterfassung Datenschutz„ Zeiterfassung Datenschutz “ sind häufig diskutierte Themen, die in der Praxis zu vielen Fragen und zu hohen Risiken für „verantwortliche Stellen“ führen können.

Grundsätzlich gilt, dass die Zeiterfassung nicht verteufelt werden sollte, da sie zahlreiche Vorteile sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber birgt, allerdings sollten sich „verantwortliche Stellen“ vor der Einführung der Zeiterfassung an einen Datenschutzbeauftragten wenden, da vorab einige Kontrollen durchgeführt und Maßnahmen ergriffen werden müssen.

Wieso Sie besser einen Datenschutzbeauftragten kontaktieren sollten und wie Sie die Themen „Zeiterfassung Datenschutz“ unter einen Hut bekommen, berichtet Ihr externer Datenschutzbeauftragter.

Wieso Sie bei der Zeiterfassung Datenschutz nicht außer Acht lassen sollten

Erfasst ein Unternehmen, eine Behörde oder eine andere „verantwortliche Stelle“ die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, so greift das Datenschutzrecht. Der Grund ist, dass mittels Zeiterfassungssysteme personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden können.

Bei personenbezogenen Daten handelt es sich, gemäß § 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), um Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Ist die Rede von bestimmten personenbezogenen Daten, so meint man Daten, die einer Person direkt zugeordnet werden können, wie der Name. Bei bestimmbaren Daten handelt es sich um personenbezogene Daten, die einer natürlichen Person nicht direkt, allerdings unter Zuhilfenahme einer weiteren Information oder Informationsquelle (z. B. einer Liste) zugeordnet werden können, wie zum Beispiel die Personalnummer.

Bei der Erfassung der Mitarbeiterzeiten sollte deshalb beachtet werden, dass im Datenschutzrecht das „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“ gilt, wodurch jegliche Erhebung, Verarbeitung und Nutzung, außer die basiert auf einer Rechtsgrundlage oder einer „informierten Einwilligung“, verboten ist.

Zulässigkeit der Zeiterfassung

Bevor Zeiterfassungssysteme eingeführt werden, sollte die „verantwortliche Stelle“ prüfen,

  • welche Daten,
  • für welchen Zweck,
  • und wie lange

erfasst werden dürfen und wer auf diese Daten zugreifen darf.

Des Weiteren sollten sie spätestens an diesem Punkt einen fachkundigen und zuverlässigen Datenschutzbeauftragten einschalten. Der Datenschutzbeauftragte, intern oder extern bestellt, sollte die geplante Zeiterfassung vorab prüfen, sogenannte Vorabkontrolle. Die Verpflichtung zur Vorabkontrolle ist in § 4 d BDSG aufgeführt. Gemäß der Vorschrift sollten automatisierte Datenverarbeitungen, wenn sie besondere Risiken für Betroffene aufweisen, durch einen Datenschutzbeauftragten vor Beginn der Datenverarbeitung geprüft werden.  Ganz besondere hohe Risiken könnten sich z. B. bei der (geplanten) Installation einer biometrischen Zeiterfassung ergeben, die üblicherweise mittels Fingerscan- bzw. Fingerprintsystem erfolgt. „Irgendwo“ muss daher systemseitig der Fingerabdruck aller Mitarbeiter hinterlegt sein. Selbst für Außenstehende mit stärkeren Berührungspunkten zum Datenschutz wird hierbei klar, dass ein derartiges Verfahren nicht ohne Weiteres eingeführt werden kann und zumindest Prüfschritte notwendig sind.

Im Rahmen der Vorabkontrolle muss der Datenschutzbeauftragte prüfen, ob die (geplante) Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung datenschutzkonform ist, wobei der Datenschutzbeauftragte ähnliche Beurteilungskriterien, wie bei der Videoüberwachung heranzieht. Möchten Sie mehr zum Thema „Videoüberwachung“ erfahren, dann lesen Sie doch unseren Beitrag „Videoüberwachung – Wieso Sie den Datenschutz im Blick behalten sollten“.

Ebenso, wie bei der Videoüberwachung, ist oft nur ein schmaler Grat zwischen dem Verbot und der Zulässigkeit, weswegen die Systeme genauestens geprüft werden sollten. Zudem ist das Erstellen einer:

  • Richtlinie zur Zeiterfassung (Richtlinie Zeitwirtschaft)
  • Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung (Betriebsvereinbarung Zeitwirtschaft)
  • Dienstvereinbarung zur Zeiterfassung (Dienstvereinbarung Zeitwirtschaft)

dringend anzuraten. Diese Vereinbarungen fördern zum einen die Transparenz, wodurch die betroffenen Mitarbeiter wissen, wer Zugriff auf welche Daten hat. Des Weiteren überblicken Führungskräfte und der Arbeitgeber, auf welche Daten sie für welchen Zweck und für wie lange zugreifen dürfen. Positiver und nicht zu verachtender Nebeneffekt: Verantwortliche Stellen, gleich ob es sich um kleine, mittlere oder große Unternehmen, Behörden oder Konzerne handelt, beschäftigen sich oft erst richtig mit den Anforderungen an eine Zeiterfassung, sobald Ihr betrieblicher oder behördlicher Datenschutzbeauftragter nebst (wenn vorhanden) Betriebsrat (respektive Mitarbeitervertretung / Personalvertretung) gemeinsam mit der Geschäftsleitung oder deren Vertretern an einem Tisch sitzen. Die „Betriebsvereinbarung Zeiterfassung“ sowie die damit verbundenen Zwecke werden thematisiert und im Ergebnis wird sich auf Eckpunkte abgestimmt und niedergeschrieben.

Haben Sie weitere Fragen zur Thematik „Zeiterfassung Datenschutz“ oder benötigen Sie Hilfe bei der Erstellung von Betriebsvereinbarungen, Dienstvereinbarungen oder Richtlinien? Möchten Sie sich im Datenschutz dauerhaft besser positionieren?

Dann holen Sie sich ein unverbindliches Angebot zum Datenschutz ein oder nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf. Als Datenschutzberater oder externer Datenschutzbeauftragter unterstützen wir Sie natürlich sofort in allen Fragen rund um das Thema Zeiterfassung, Videoüberwachung oder generell im Arbeitnehmerdatenschutz / Beschäftigtendatenschutz bzw. Personaldatenschutz.

Weitere Nützliche Dienstleistungen können z. B. sein:

Unser Dienstleistungsangebot offerieren wir:

  • Unternehmen / Firmen [Einzelunternehmen, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) und Konzerne]
  • Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts
  • Stiftungen bzw. Gesellschaften in kirchlicher Trägerschaft [unter Anwendung des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) bzw. der Anordnung über den Kirchlichen Datenschutz (KDO)]
  • Vereinen / Verbänden
  • sowie in Einzelfällen interessierten Privatpersonen.