Datenschutz beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)

Datenschutz beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Es ist die Pflicht der Arbeitgeber, ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) einzuführen, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres mehr als 6 Monate ausfällt. Bei der Ausformung vom BEM ist jedoch auch auf eine ordnungsgemäße Durchführung des Datenschutzes zu achten.

Brands Consulting hilft Ihnen dabei, die datenschutzrechtlichen Kriterien zu erkennen und gibt Ihnen Anregungen, wie eine ordnungsgemäße Umsetzung erfolgen kann.

Betriebliches Eingliederungsmanagement − Was ist das?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist eine im § 84 Abs. 2 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) festgeschriebene Pflicht des Arbeitgebers.

Der § 84 Abs. 2 SGB IX besagt:

„Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit der zuständigen Interessenvertretung im Sinne des § 93, bei schwerbehinderten Menschen außerdem mit der Schwerbehindertenvertretung, mit Zustimmung der Beteiligten der betroffenen Person die Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann (betriebliches Eingliederungsmanagement).“

Ziel des BEM ist demnach zum einen die Wiedereingliederung des vormals arbeitsunfähigen Arbeitnehmers in den Betrieb, zum anderen verfolgt die Maßnahme auch den Zweck, das Arbeitsverhältnis bei längerem Ausfall des Arbeitnehmers aufrecht zu erhalten und dauerhaft zu sichern. Es sollen also Kündigungen vermieden und ein milderes Mittel hierfür gefunden werden.

Pflicht des Arbeitgebers zur Umsetzung eines BEM

Der Arbeitgeber ist, wie bereits erwähnt, nach § 84 Abs. 2 SGB IX verpflichtet, ein BEM anzubieten. Unterlässt der Arbeitgeber dies und spricht zu einem späteren Zeitpunkt eine krankheitsbedingte Kündigung aus, besteht die Gefahr, dass er den Kündigungsprozess verliert. Grund hierfür ist die dann geltende Beweislastumkehr, nach der der Arbeitgeber nachweisen muss, dass eine Arbeitsweiterführung nicht möglich ist und er alles Erdenkliche getan hat, um das Arbeitsverhältnis zu erhalten.

Keine Teilnahmepflicht des Arbeitnehmers

Zwar ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet ein BEM anzubieten, eine Teilnahmepflicht des Arbeitnehmers an diesem ist jedoch weder arbeitsrechtlich noch sozialrechtlich gegeben. Die Teilnahme an einem BEM ist folglich freiwilliger Natur. Trotzdem ist von einer Verweigerung der Mitwirkung abzuraten, da dies sich im Falle einer krankheitsbedingten Kündigung sowie bei dem Bezug von Sozialansprüchen negativ für den Arbeitnehmer auswirken kann.

Durchführung eines BEM

Wie ein BEM durchgeführt werden soll, ist nicht im Gesetz festgeschrieben. Der Gesetzgeber hat sich konkret gegen eine Festsetzung entschieden, um dem Arbeitgeber einen gewissen Spielraum zu geben, eine angemessene Lösung für jeden Einzelfall treffen zu können.

Trotzdem wollen wir Ihnen einen kleinen Leitfaden geben und die wichtigsten Schritte nennen.

Kontaktaufnahme nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit

Nach der Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit, die mehr als 6 Wochen angedauert hat, sollte zunächst der Arbeitgeber den betroffenen Arbeitnehmer kontaktieren. Bei dem Erstkontakt sollte der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die Ziele des BEM informieren. Der betroffene Arbeitnehmer ist danach zu einem Erstgespräch einzuladen. Innerhalb des Erstgespräches sollte darauf hingewiesen werden, dass die Teilnahme an einem betrieblichen Eingliederungsmanagement für den Arbeitnehmer freiwilliger Natur ist.

Einholung einer Zustimmung des Arbeitnehmers zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Möchte der betroffene Arbeitnehmer an einem betrieblichen Eingliederungsmanagement teilnehmen, so sollte von diesem eine Zustimmung eingeholt werden. Dies kann mit dem Anschreiben zum Erstkontakt erfolgen. Bei dieser Einwilligung handelt es sich nicht um die spezifische Einwilligung zur Nutzung der personenbezogenen Daten des Betroffenen, nach § 4a Abs. 1 und 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sondern um die Einwilligung der Durchführung eines BEM.

Neben der Einwilligungseinholung sollte der Betroffene gefragt werden, ob andere Personen an der Umsetzung des BEM beteiligt sind. Gesetzlich vorgesehen ist, sobald der Betroffene einem BEM zugestimmt hat, die Einbeziehung zuständiger Interessenvertreter der Beschäftigten (Betriebsrat, Mitarbeitervertretung oder Personalrat). Ist der Betroffene schwerbehindert, bedarf es der Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung.  Des Weiteren kann es notwendig sein, einen Werk- oder Betriebsarzt hinzuzuziehen, aber auch andere Beteiligte, wie beispielsweise das Integrationsamt, können bei der Ausformung eines BEM hilfreich sein. Auch haben sich einige Dienstleister inzwischen auf dieses Themenfeld spezialisiert und unterstützen Arbeitgeber bei der Umsetzung.

Sollte es im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements notwendig sein, Gesundheitsdaten zu erheben, ist es notwendig eine schriftliche Einwilligung des Betroffenen nach § 4a Abs. 1 und 3 BDSG einzuholen. Eine nachträgliche Einwilligung des Betroffenen genügt den Anforderungen hingegen nicht.

Erstellung eines Plans

Sofern alle Aufklärungsgespräche und Einwilligungen eingeholt worden sind, folgt eine Arbeitsanalyse in Zusammenarbeit mit dem Betroffenen sowie ggf. hinzugezogenen Personen, um einen Handlungsplan zu erstellen. In diesem werden geeignete Maßnahmen festgelegt, welche zum Erhalt des Arbeitsplatzes beitragen sollen. Es kann innerhalb der Erstellung des Handlungsplans beispielsweise ermittelt werden, ob der Arbeitsplatz bedarfsgerecht umgestaltet werden kann oder ein Arbeitsplatzwechsel innerhalb des Betriebes sinnvoller erscheinen würde. Bei der Gestaltung des Handlungsplans sollte daher darauf geachtet werden, dem Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Durchführung einer bestimmten Maßnahme zu geben, da geprüft werden muss, ob entsprechende Maßnahmen für den Arbeitgeber finanziell und organisatorisch zumutbar sind.

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates

Ist ein Betriebsrat in dem Unternehmen integriert, sollte der Arbeitsgeber mit dem Betriebsrat mittels einer Betriebsvereinbarung regeln, wie das BEM durchgeführt werden soll, damit der angestrebte Zweck erfüllt werden kann. Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats kann unter anderem aus dem § 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) resultieren, wenn es sich um allgemeine Verfahrensfragen handelt. Geht es hingegen um die Ausgestaltung des Gesundheitsschutzes, so kann sich das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates aus dem § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ergeben. Kein Mitbestimmungsrecht hat der Betriebsrat jedoch bei der individuellen Ausgestaltung des BEM für den jeweiligen Mitarbeiter. Ihr Datenschutzbeauftragter berät die verantwortliche Stelle (Arbeitgeber), den Betriebsrat und alle Mitarbeiter rund um die Anforderungen an eine Betriebsvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement und weitere für den Datenschutz relevante Anforderungen.

Datenschutz beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Wird ein betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt, sollte der Datenschutz nicht unbeachtet bleiben. Hierbei sollte besonders der Umgang mit Gesundheitsdaten mit entsprechender Sorgfalt erfolgen.

Es empfiehlt sich daher, für jeden Arbeitnehmer eine eigene BEM-Akte anzulegen und diese aufgrund ihres sensiblen Inhalts gesondert von der Personalakte in gesicherten Schränken aufzubewahren. (BAG Urteil v. 15.07.1987, Az. 5 AZR 215/86). Innerhalb der Personalakte hingegen sollten lediglich Ablehnungen, Zustimmung und die getroffenen Maßnahmen der BEM vermerkt werden. Weiterhin ist darauf zu achten, die allgemeinen Datenschutzgrundsätze, wie beispielsweise das Gebot der Datensparsamkeit, zu beachten. Ebenso bedarf es bei einer Weiterleitung etwaiger Daten des betroffenen Arbeitnehmers dessen Zustimmung.

Sofern datenschutzrechtliche Verstöße durch Missachtung der genannten Vorgaben erfolgen, kann dies zu Bußgeldern führen und auch scherwiegende Imageschäden für das Unternehmen hervorrufen. Der Datenschutzbeauftragte des Arbeitgebers sollte insofern frühzeitig eingebunden werden.

BEM-Team und Datenschutz

In der Regel wird innerhalb eines Unternehmens ein entsprechendes Team gegründet, welches für die Organisation und Durchführung des BEM zuständig ist (BEM-Team). Aufgrund der umfangreichen Nutzung, Bearbeitung und Speicherung von Daten innerhalb eines betrieblichen Eingliederungsmanagements ist es notwendig, BEM-Teammitglieder (Betriebsratsmitglieder, Ansprechpartner in der Betriebsabteilung etc.) zu verpflichten, sich an das Datengeheimnis nach § 5 BDSG zu halten.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen kleinen Überblick über das BEM verschaffen und stehen Ihnen jederzeit bei weiteren Fragen bezüglich des BEM oder anderen datenschutzrechtlichen Themen als Ansprechpartner zur Verfügung.

Brands Consulting steht für fachkundige und zuverlässige Hilfe rund um den Bereich Datenschutz. Kontaktieren Sie uns und fordern Sie ein kostenloses und unverbindliches Datenschutz-Angebot bei uns ein.                 

Nützliche Dienstleistungen können z. B. sein:

Unser Dienstleistungsangebot offerieren wir:

  • Unternehmen / Firmen [Einzelunternehmen, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) und Konzerne]
  • Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts
  • Stiftungen bzw. Gesellschaften in kirchlicher Trägerschaft [unter Anwendung des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) bzw. der Anordnung über den Kirchlichen Datenschutz (KDO)]
  • Vereinen / Verbänden
  • sowie in Einzelfällen interessierten Privatpersonen.