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Beschäftigtendatenschutz und Briefgeheimnis in Unternehmen – Wann darf die Post geöffnet werden?

Briefgeheimnis in UnternehmenKaum werden Mitarbeiter beschäftigt kommt die Frage über das Briefgeheimnis in Unternehmen auf. Es ist hierbei absolut nebensächlich, ob es sich um Unternehmen (von der kleinen Firma bis zum großen Konzern), Behörden, Vereine oder sonstige sogenannte Verantwortliche Stellen handelt. Eingehende Briefe werden regelmäßig von einem Mitarbeiter bzw. der Poststelle geöffnet und an die Kollegen ausgegeben bzw. weitergeleitet. Die geöffnete Post durchläuft hierbei schnell eine Vielzahl an Stationen im Hause des Arbeitgebers bis sie dann schließlich irgendwann im Postfach oder auf dem Schreibtisch des Empfängers landet.  Der Zugriff bzw. die Einsicht in die Post durch die Mitarbeiter oder die Geschäftsführung und das Aufbewahren der Post in offenen Postfächern führen oftmals zu Konflikten, da Unbefugten bzw. Nicht-Berechtigten der Zugriff auf personenbezogene Daten, vertrauliche Daten sowie Betriebsgeheimnisse viel zu leicht ermöglicht wird.

Wissen Sie, welchen Weg die Post in Ihrem Hause durchläuft?

Der Grund für entstehenden Streitigkeiten kann z. B. das Briefgeheimnis sein. Gemäß Artikel 10 des Grundgesetzes (GG) ist das Briefgeheimnis unverletzlich, wobei das unbefugte Öffnen und die unbefugte Kenntnisnahme eines Briefes oder eines anderen Schriftstücks, laut § 202 Strafgesetzbuch (StGB),  zu einer Geld- oder Freiheitsstrafe von einem Jahr führen können. Um gegen § 202 StGB zu verstoßen, reicht das bloße Öffnen des Briefes oder eines anderen Schriftstücks. Aus diesem Grund ist die Wahrung des Briefgeheimnisses, Unternehmen, Vereinen, Behörden sowie anderen verantwortlichen Stellen sowie ihren Beschäftigten dringendst anzuraten. In der Praxis sind sich Arbeitgeber und Arbeitsnehmer allerdings oft uneinig, wann das Öffnen erlaubt bzw. rechtswidrig ist.

Die Adressierung der Post ist entscheidend!

Bei der Entscheidung, ob ein Brief oder ein anderes Schriftstück geöffnet werden darf, spielt zunächst die Adressierung des Briefes eine große Rolle.

Unsere Berater greifen auf das „Ampelsystem“ nicht nur für die Tätigkeitsberichte des externen Datenschutzbeauftragten, sondern auch für Berichte eines Datenschutzaudits zurück.  Einen Auszug der Ampel „rot“ – „Finger weg“ und grün – „alles im grünen Bereich“ haben wir für die nachfolgenden Handlungsempfehlungen für Sie verwendet.

Bildschirmfoto 2016-08-15 um 12.28.12Richtet sich die Post an das Unternehmen, wie in dem aufgeführten Beispiel, so können die Briefe bzw. Schriftstücke ohne Bedenken von dem zuständigen Mitarbeiter bzw. der Posteingangsstelle geöffnet werden.

Bildschirmfoto 2016-08-15 um 12.28.22Das zweite Beispiel sollte in der Praxis ebenfalls zu keinen bzw. wenigen Konflikten führen, da in diesen Fällen das Öffnen üblich ist und der aufgeführte Name lediglich als Hilfestellung für die interne Verteilung der Briefe bzw. Schriftstücke angesehen wird.

Bildschirmfoto 2016-08-15 um 12.28.32Steht der Empfänger über dem Unternehmen, so wird häufig erwartet, dass die Briefe dem Empfänger ungeöffnet überreicht werden. Aus dem Urteil des Landgerichts Hamm vom 19. Februar 2003 (Az.  14 Sa 1972/02) geht allerdings hervor, dass die Post ohne einen Vertrauensvermerk, wie zum Beispiel „persönlich“, geöffnet werden kann.

Bildschirmfoto 2016-08-15 um 12.28.41Auch der Vermerk „zu Händen“ bzw. „z. Hd.“ schützt nicht vor dem Öffnen. Briefe mit dem Vermerk, der zur Erleichterung der Verteilung dient, dürfen vom zuständigen Mitarbeiter bzw. der Poststelle geöffnet werden. (LG Arnsberg, Urteil vom 27. Oktober 1989 – 1 O 367/89)

Bildschirmfoto 2016-08-15 um 12.28.49Bei der Adressierung mit dem Hinweis „care off“, kurz „c/o“, bzw. „per Adresse“, kurz „p. Adr.“, ist vom Öffnen der Post abzuraten. Der Vermerk lässt sich zwar nicht eindeutig zuordnen, allerdings sollte von einem privaten Vorhaben des Absenders ausgegangen werden.

Bildschirmfoto 2016-08-15 um 12.29.02Briefe und weitere Schriftstücke mit Vertraulichkeitsvermerken, wie „Persönlich“, „Vertraulich“, „Privat“ etc.  sollten ebenfalls ungeöffnet ausgehändigt werden. Beim Öffnen der Briefe liegt in diesem Fall ein klarer Verstoß gegen das Briefgeheimnis vor (LAG Hamm, Urteil vom 19. Februar 2003, Az. 14 Sa 1972/02).

Des Weiteren sollten Briefe bzw. andere Schriftstücke, die zum Beispiel an den Betriebsrat, die Personalabteilung, den Betriebsarzt gerichtet sind, ebenfalls nicht durch andere Mitarbeiter, z. B. in der Poststelle, geöffnet werden, da diese sensible Daten enthalten könnten (Stichwörter: Beschäftigtendatenschutz, Mitarbeiterdatenschutz bzw. Personaldatenschutz). Darüber hinaus sollten auch Mitarbeiter der Poststelle auf das Datengeheimnis, gemäß § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), verpflichtet werden.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Verpflichtung auf das Datengeheimnis gemäß § 5 BDSG oder bei einer Verpflichtungserklärung auf das Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 Telekommunikationsgesetz (TKG)? Gerne stehen Ihnen unsere Berater als externer Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzberater unterstützend und bedarfsgerecht zur Seite. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf oder fordern Sie bequem ein unverbindliches Datenschutz-Angebot an.

Nach Öffnen der Post sollte zudem sichergestellt werden, dass die Briefe dem Empfänger, ohne Einsicht durch Dritte (Unbefugte), übergeben werden. Es sind geschlossene Postfächer zu empfehlen, da mit dieser Maßnahme der Zugriff auf sensible Daten/Informationen erschwert und somit Risiken minimiert werden können. Hierdurch ist es nicht nur leichter das Briefgeheimnis zu wahren, sondern generell etwas für mehr Datenschutz zu erreichen.

Schutz der elektronischen Post (E-Mail)

Neben dem Briefgeheimnis sieht der Gesetzgeber einen Schutz für die elektronische Post vor. Erlaubt oder duldet der Arbeitsgeber eine Privatnutzung des dienstlichen E-Mail-Postfachs, so tritt er als Telekommunikationsanbieter auf und muss sich an das Fernmeldegeheimnis, gemäß § 88 TKG halten. Das Fernmeldegeheimnis ist, laut § 10 GG, wie das Post- und Briefgeheimnis unverletzlich. Aus diesem Grund darf der Arbeitgeber bei der erlaubten oder geduldeten Privatnutzung unter anderem nicht auf die E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter zugreifen.

Wird bei Ihnen jegliche Post vom Personal der Poststelle geöffnet oder habe Sie Fragen zur Privatnutzung des dienstlichen E-Mail-Postfachs? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Fordern Sie ein kostenloses Angebot zum Datenschutz an.

Nützliche weitere Dienstleistungen können z. B. sein:

 

Unser Dienstleistungsangebot offerieren wir:

  • Unternehmen / Firmen [Einzelunternehmen, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) und Konzerne]
  • Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts
  • Stiftungen bzw. Gesellschaften in kirchlicher Trägerschaft [unter Anwendung des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) bzw. der Anordnung über den Kirchlichen Datenschutz (KDO)]
  • Vereinen / Verbänden
  • sowie in Einzelfällen interessierten Privatpersonen.