Verfahrensverzeichnisse

Donnerstag, 27.10.2016

verfahrensverzeichnisse

„Verantwortliche Stellen" (z. B. Unternehmen, Vereine, Stiftungen) sollten ein öffentliches Verfahrensverzeichnis (auch „externes Verfahrensverzeichnis“) und interne Verfahrensverzeichnisse (auch „interne Verfahrensübersichten“) führen.

Die Verpflichtung zur Führung von Verfahrensverzeichnissen resultiert für nicht-öffentliche Stellen und für öffentliche Stellen des Bundes aus dem Bundesdatenschutzgesetz, allerdings können auch die einzelnen Landesdatenschutzgesetze besondere Regelungen für Verfahrensverzeichnisse vorsehen.

Ihr Datenschutzbeauftragter informiert, wann Verfahrensverzeichnisse erstellt werden sollten und welche Informationen in keinem Verfahrensverzeichnis fehlen dürfen.

Wann sollten Verfahrensverzeichnisse erstellt/geführt werden?

Nicht-Öffentliche Stellen und öffentliche Stellen des Bundes sollten gemäß § 4d Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Verfahren automatisierter Datenverarbeitungen an die Aufsichtsbehörde melden, wobei diese Meldung dazu führt, dass automatisierte Datenverarbeitungen in die sogenannten internen Verfahrensverzeichnisse aufgenommen werden. Die Meldepflicht kann bei Bestellung eines Datenschutzbeauftragten zwar entfallen, allerdings sollte die „verantwortliche Stelle“ gemäß § 4g Abs. 2 BDSG dem Datenschutzbeauftragten eine Übersicht über die in § 4e Satz 1 genannten Informationen und über zugriffsberechtigte Personen geben.

Welche Informationen sollten die Verfahrensverzeichnisse enthalten?

In § 4e Satz 1 BDSG wird der Inhalt der Meldepflicht, unter anderem der Name und die Anschrift der „verantwortlichen Stelle“, und damit in der Folge auch der Inhalt der internen Verfahrensverzeichnisse festgelegt.

Zudem wird in § 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG erläutert, dass der Datenschutzbeauftragte, die Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 BDSG auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar machen sollte. Hierbei handelt es sich um das sogenannte öffentliche Verfahrensverzeichnis.

Möchten Sie mehr zum Thema „Verfahrensverzeichnisse“ erfahren oder benötigen Sie Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensverzeichnissen? Dann holen Sie sich ein unverbindliches Angebot zum Datenschutz ein oder nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf.

Nützliche Dienstleistungen können z. B. sein:

 

Weitere Informationen zum Datenschutz?

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